Personalgespraeche richtig fuehren

Die Gesprächsteilnehmer würden in diesem Fall eher unruhig und Gesprächsverlauf und -ergebnis für beide Seiten unbefriedigend sein.
Welche Hilfsmittel werden benötigt?
    Die Beantwortung dieser Frage wird sich individuell, je nach Gesprächsanlass, beantworten lassen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Akten, Notizen, Skizzen usw. handeln. Auch die Auswahl der Hilfsmittel
ist entscheidend für den Gesprächsverlauf und das -ergebnis und sollte sorgfältig beachtet werden, damit ein Gespräch nicht unnötigerweise wegen fehlender Unterlagen vertagt werden muss. Berücksichtigen sollte der Vorgesetzte hierbei auch, dass er möglichst seine verbalen Aussagen – z. B. in Form von Auswertungen, Tabellen, Handouts etc. – visualisiert. Die Informationen erreichen den Empfänger wesentlichen besser und bleiben dementsprechend auch länger im Gedächtnis. Wenn der Gesprächsanlass es ermöglicht, sollte der Mitarbeiter sich eigene Notizen oder Skizzen anfertigen, da der Mensch annähernd 90 % dessen, was er selbst getan hat, auch behält.

    Abb. 1: Behaltensquote
Psychologische Vorbereitung
    Zur psychologischen Vorbereitung auf das Gespräch empfiehlt es sich, die folgenden Fragen zu beantworten. Die Beantwortung der Fragen soll den Vorgesetzten auf den Mitarbeiter einstimmen. Um der Beziehungsebene im Personalgespräch ausreichend Beachtung zu schenken, sollte die psychologische Gesprächsvorbereitung
vom Vorgesetzten nicht unterschätzt werden.
    Fragen zur psychologischen Vorbereitung
Welches Gesprächsziel habe ich?
Ist das Ziel operational (also bezüglich des Inhaltes, Zeitrahmens und Erfüllungsgrades eindeutig bestimmt) und für den Mitarbeiter verständlich formuliert?
Wie will ich das Gesprächsziel erreichen? (z. B. Eingehen auf den Gesprächspartner)
Welche Sachinformationen benötige ich?
Sind meine Informationen und Unterlagen empfängerorientiert?
Welches Ergebnis kann ich erwarten?
Wie verliefen frühere Gespräche mit diesem Gesprächspartner?
Welche Einstellung habe ich zum Gesprächspartner? (siehe auch Urteilstendenzen)
Was ist hinsichtlich der Person des Partners zu beachten? (z. B. Erwartungen, Bedürfnisse, Ängste, Hoffnungen)
In welcher mentalen Verfassung befinde ich mich?
Wie wird sich der Gesprächspartner verhalten?
Wie erreiche ich eine positive Gesprächsatmosphäre?
Was muss ich machen, damit das Gespräch erfolgreich verläuft?
2.3  Gesprächsdurchführung
    Bei der Gesprächsdurchführung sind im Wesentlichen die folgenden vier Gesprächsabschnitte
zu beachten:
Eröffnung des Gespräches
    In diesem Abschnitt des Gespräches ist es von Bedeutung, dass sich die Gesprächspartner (insbesondere der Vorgesetzte) bewusstmachen, dass jedes Gespräch, gleich welchem Inhalt, auf zwei Ebenen stattfindet. Zum einen auf der Sachebene (der rationalen bzw. kognitiven Ebene) und zum anderen auf der Beziehungsebene (der emotionalen bzw. affektiven Ebene). Die Sachebene enthält Sachinformationen, die weitergegeben werden. Hingegen kennzeichnet die Beziehungsebene das zwischenmenschliche Verhältnis der Gesprächspartner. Stimmen die Gesprächspartner auf der emotionalen Ebene nicht überein oder stehen sie sich auch nur neutral gegenüber, so ist nicht zu erwarten, dass eine Einigung im kognitiven Bereich erfolgt. Aus diesem Grund sollte der Vorgesetzte zunächst versuchen, den Mitarbeiter persönlich anzusprechen, d. h. einen persönlichen Gesprächskontakt herstellen, bevor er zum sachlichen Gespräch übergeht. Mit anderen Worten: zunächst ist der Kontakt zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter herzustellen. Erst wenn dieser Kontakt hergestellt ist, sollte der Kontakt zwischen dem Mitarbeiter und dem Gesprächsinhalt hergestellt werden. Diese Kontaktphase ist unabhängig vom Gesprächsinhalt und somit auch bei Gesprächen mit negativem Inhalt für den Mitarbeiter vorzunehmen.
    Der Kontakt auf der Beziehungsebene kann verbal oder auch nonverbal vorgenommen werden.
    BEISPIELE für eine Gesprächseröffnung
:
    Da es unzählige Möglichkeiten gibt, den persönlichen Kontakt herzustellen, seien hier nur einige genannt:
Sprechen Sie den Mitarbeiter mit Namen an
Geben Sie dem Mitarbeiter zur Begrüßung die Hand
Bieten Sie ihm einen Sitzplatz an
Bieten Sie dem Mitarbeiter eine Tasse Kaffee oder Tee an
Halten Sie Blickkontakt zum Mitarbeiter
Zeigen Sie deutliches Interesse an der Person des Mitarbeiters
Lächeln Sie den Mitarbeiter an
Geben Sie Ihrer Sekretärin Bescheid, dass Sie nicht gestört