Besser schreiben für Dummies (German Edition)

Dabei sind vor allem seine Position und seine Arbeitsweise von Bedeutung. Welche Befugnisse hat er und welchen Zwängen unterliegt er? Wie hat er die Vorgänge bis jetzt abgewickelt? Worauf legt er besonderen Wert? Meist können Sie diese Fragen klären, indem Sie nach den entsprechenden Ordnern greifen, im Archiv nachsehen, sich mit Kollegen unterhalten oder im Internet recherchieren.
    3. Sie wenden sich an eine vorgegebene Gruppe von Lesern, die Sie mehr oder weniger gut kennen.
    Hier sprechen Sie eine Gruppe als Gruppe an. Das tun Sie etwa dann, wenn Sie die Mitglieder Ihres Arbeitskreises zur nächsten Sitzung einladen, wenn Sie Ihre Abteilung über eine Neuregelung informieren oder wenn Sie im Betrieb Ihren Abschied verkünden. Bei solchen Schreiben ist es wichtig, immer mit dem gemeinsamen Nenner zu rechnen. Einzelinteressen müssen zurückstecken. Das wird Ihnen manchmal dadurch erschwert, dass Sie einen Teil der Adressaten duzen und den anderen Teil siezen. Ein Patentrezept für diese Kombination gibt es nicht; man muss für jeden Text einzeln entscheiden. Im Kasten unten steht, woran Sie sich dabei halten können.
    4. Sie wenden sich an Leser, die Sie über gemeinsame Interessen zu einer Gruppe definieren.
    Solche Leser sprechen Sie zum Beispiel mit Werbeanzeigen oder Flyern an, mit Broschüren oder Einladungen zu Informationsveranstaltungen. Um mit solchen Texten zu landen, müssen Sie schon fast Marktforschung betreiben. Sie müssen herausfinden, wer sich aus welchen Gründen wofür interessiert. Dabei helfen persönliche Kontakte, Zeitungen, Zeitschriften, Fachblätter, Statistiken und die Recherche auf einschlägigen Seiten im Internet.
    Nehmen Sie den Leser immer ins Visier, unabhängig davon, wie gut Sie ihn kennen.

    »Du« und »Sie« in einem Text

    Die einen duzt man, die anderen siezt man — das ist schon im persönlichen Umgang schwierig genug. Es bedeutet Ungleichbehandlung, und die hat leicht den Beigeschmack von Klüngel, Bevorzugung, Ausgrenzung und Ungerechtigkeit. Umso besser sollte man sich überlegen, wie man beim Schreiben vorgeht. Hier die Optionen:
    1. Man doppelt die Anreden und beugt alles, was sich darauf bezieht:
    Sehr geehrter Herr Zett, liebe Kolleginnen und Kollegen, in der Anlage finden Sie/findet ihr die Termine für das nächste Halbjahr. Bitte geben Sie/gebt mir bis Ende des Monats Bescheid, ob Ihr/euer Einsatz so bleiben kann.
    Doppelungen sind korrekt, aber ungeschickt. Erstens sind sie schlecht zu lesen, zweitens heben sie die Ungleichheit auch noch optisch hervor. Deshalb sollte man sie nur spärlich verwenden, am besten ganz darauf verzichten.
    2. Man umgeht die Anrede im Text:
    Sehr geehrter Herr Zett, liebe Kolleginnen und Kollegen, hier kommen die Termine für das nächste Halbjahr. Änderungswünsche kann ich bis Ende des Monats entgegennehmen.
    Das ist schlicht und unauffällig und deshalb eine gute Lösung. Sie funktioniert allerdings nur bei kurzen Texten.
    3. Man entscheidet sich je nach Anlass und immer unter Beachtung der Gepflogenheiten für die eine oder andere Anrede.
    In vielen Unternehmen duzen sich die Kollegen, die Chefs dagegen werden gesiezt. Trotzdem könnte eine Einladung zum Betriebsfest auf »Liebe Kolleginnen und Kollegen« und »ihr« lauten, denn es handelt sich um einen internen und informellen Anlass, der noch dazu die Verbundenheit würdigen soll. Bei einem Schreiben nach außen wiederum würden die beteiligten Kollegen gesiezt.
    Grundsätzlich gilt: Lieber einmal zu viel siezen als einmal zu viel duzen. Ein einseitiges »Du« wirkt immer distanzlos und oft respektlos.
    Wie Sie Mitleser einbeziehen
    Mitleser kommen mal eingeladen und mal ungebeten daher. Eingeladen sind sie dann, wenn sie in Kenntnis oder »cc« gesetzt werden. Die Abkürzung »cc« steht übrigens für das englische »carbon copy«, den Durchschlag. In solchen Fällen sollten Ihre ersten Überlegungen dem angesprochenen Leser gelten, denn von dem erwarten Sie eine Reaktion. Die cc-Leserschaft jedoch sollten Sie unbedingt mit berücksichtigen, insbesondere was die Abgrenzung der Inhalte und die Meinungsäußerung angeht. Sie können dann notfalls nicht alles schreiben, was Sie dem Leser alleine schreiben würden. Oder es verhält sich genau umgekehrt: Sie fügen erklärend etwas hinzu, was dem Leser alleine womöglich schon klar ist, was aber der Mitleser zum Verständnis braucht.

    Ungebetene Mitleser kann es immer geben. Dagegen ist man nicht gefeit. Bei manchen Texten