Ich bin dann mal offline

Sie beruflich häufig mobil angerufen werden und Ihnen (zum Beispiel als Freiberufler) kein Arbeitgeber ein Mobiltelefon stellt. Die Tarife sind inzwischen so günstig, dass die zusätzlichen Kosten kaum ins Gewicht fallen, wenn Sie sich für ein einfaches Gerät entscheiden. Trennen Sie daraufhin rigoros zwischen den beiden Telefonen -die Privatnummer erhalten nur wenige Menschen aus dem direkten privaten Umfeld, die berufliche alle anderen. (In den meisten Fällen ist es sinnvoller, die bisherige Nummer als berufliche Nummer weiterzuverwenden und die Nummer des neuen Handys als Privatnummer an eine Handvoll Menschen weiterzugeben, die Ihnen am Herzen liegen. Lassen Sie sich von ein paar spitzzüngigen Mitmenschen ruhig als »Pseudopromi mit Geheimnummer« verspotten -es sind dieselben, die Anfang der neunziger Jahre über Handybesitzer gelästert haben. Wenn Sie in einem amtsähnlichen Büro mit Telefonnebenstelle und Stechuhr arbeiten und auf ihrem Mobiltelefon ohnehin ausschließlich private Anrufe von Onkel Willi und den frechen Zwillingen eingehen, können Sie auf das Zweittelefon natürlich verzichten. Aber seien Sie gewahr, dass Sie zu einer aussterbenden Zunft gehören. Und Schnaps ist Schnaps: Legen Sie Kernarbeits-und damit Kommunikationszeiten für sich fest und halten Sie sich daran -auch wenn Sie von Zuhause oder unterwegs arbeiten. Lassen Sie die Menschen, mit denen Sie beruflich zu tun haben, wissen, wann Sie erreichbar sind und wann eben nicht. Beinahe logisch: Schalten Sie das berufliche Telefon außerhalb Ihrer Kommunikationszeiten aus oder auf lautlos. Bald wird es hoffentlich möglich sein, von einem Gerät aus zwei Nummern zu verwalten und die »Dienstnummer« zeitweise zu deaktivieren -oder dies zum Beispiel am Wochenende vom Gerät automatisch erledigen zu lassen. Anrufe bei der Dienstnummer könnte man dann zwischen Freitag 18 und Montag 8 Uhr automatisch auf die Mailbox umleiten lassen. Eilig ist es erst, wenn ich es sage: Lassen Sie sich nicht zu einer sofortigen Reaktion auf eine EMail zwingen, egal wie viele Ausrufezeichen jemand in seinen Text setzt oder ob er die Prioritätsstufe auf »extrem sehr superhoch« einstellt. Schlechtes Zeitmanagement und miserable Planung auf der anderen Seite müssen sich nicht sofort in einem akuten Notfall für Sie niederschlagen. Lernen Sie, geschäftige Formulierungen wie »ASAP« (as soon as possible, also so schnell wie möglich) oder
    »sofort beantworten!!!!« als Zeichen mangelhafter Organisation des Absenders zu lesen und nicht als in Stein gemeißeltes Gesetz. Stellen Sie, wenn möglich, Ihr eigenes Mailprogramm so ein, dass es nicht anzeigt, ob Mails mit der »Priorität hoch« oder »normal« oder sonst wie versendet wurden. Wie hoch die Priorität einer Mail für Sie als Empfänger ist, legen Sie immer noch selbst fest. Wenn Ihr Beruf eine wirklich ständige Erreichbarkeit in Notfällen verlangt, haben Sie in der Hälfte der Fälle sowieso einen Krankenhaus-oder Feuerwehr-Beeper. Falls nicht, erklären Sie Ihren beruflichen Kontakten, dass sie, statt eine »Priorität hoch, Achtung eilig!«-Mail zu schreiben, lieber direkt bei Ihnen anrufen sollen. Sollten Sie selbst aufgrund schlechter Planung oder widriger Umstände unter Zeitdruck sein, machen Sie es genauso: Rufen Sie die betreffende Person direkt an, statt ihr eine schludrige Eil-Mail zu schreiben und anschließend nägelkauend auf Antwort zu warten. Ob zwei Mal oder sieben Mal -auf jeden Fall nicht dauernd : Rufen Sie Ihre E-Mails nur zu bestimmten Zeiten ab. Wann und wie häufig das am besten funktioniert, muss jeder individuell herausfinden. Dan RusselI, Senior Manager bei IBM, schlägt vor, jeder solle seine Mails nur noch zwei Mal am Tag abrufen -Professor Ramesh Sharda von der Oklahoma State University hat in einer Studie vier Mal am Tag als ideales und produktivstes Maß herausgefunden. Für welchen Rhythmus Sie sich auch immer entscheiden: Halten Sie sich daran. Rufen Sie Ihre Mails ab, beantworten Sie die wichtigen sofort und am Stück und schließen Sie danach das Mailprogramm (oder die entsprechende Webseite) wieder. Wenn Sie extrem viele Mails bekommen, extrem mutig und nicht gerade extrem knapp bei Kasse sind, können Sie es auch so machen wie der US-Autor und Internetguru Timothy Ferriss: Der Autor des vollmundigen Bestsellers »Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben« lässt all seine Mails von preiswerten Assistenten in Indien lesen, bekommt einmal am Tag in