Simplify Your Life - Einfacher und Gluecklicher Leben

von der großen |42| Gesamtlösung, sondern beseitigen Sie das aktuelle Problem so schnell wie möglich. In unserem Beispiel: Richten Sie einen neuen Ordner ein, auch wenn er vorübergehend auf dem Boden stehen muss. So zerstören Sie den Teufelskreis und erzeugen einen positiven Schneeballeffekt.
    Schaffen Sie langfristig Abhilfe mit der Dreiviertel-Regel
    Lassen Sie es nicht bis zum Chaos kommen. Reagieren Sie nicht erst bei 120 Prozent Überfüllung, sondern agieren Sie bereits bei einem Auslastungsgrad Ihrer Aufbewahrungssysteme von 75 Prozent.
    Das heißt: Betrachten Sie einen Ordner als voll, wenn er etwa zu 75 Prozent gefüllt ist. Ein Regalbrett von 1 Meter Breite sollte nur 75 Zentimeter Bücher und Ordner enthalten (damit die Ordner nicht umfallen, können Sie einen davon hinlegen oder eine Buchstütze zu Hilfe nehmen). Auch die Kleiderstange in einem Schrank ist nur dann bequem benutzbar, wenn sie höchstens zu 75 Prozent bestückt ist.
    Verschaffen Sie sich Erfolgserlebnisse durch Schritte-Mappen
    Das hatten wir schon angesprochen: Die alte und eigentlich kluge Regel, jedes Stück Papier nur einmal anzufassen, ist in der Theorie eine großartige Idee, in der Praxis aber nur in Ausnahmefällen durchführbar. Um den gerade eingegangenen Antrag auszufüllen, müssen Sie mit einem Kollegen Rücksprache halten (der ist gerade nicht da), in den alten Unterlagen nachsehen (die sind im Keller), und Sie benötigen Daten aus der Buchhaltung (es lohnt sich nicht, nur deswegen gleich dort anzufragen). Kurzum: Aus dem einfachen |43| Blatt Papier ist wieder einmal ein komplizierter Vorgang geworden. So etwas landet in der Regel auf einem ominösen Stapel »Später erledigen«. Und damit beginnt das Chaos. Die amerikanische Organisationsexpertin Barbara Hemphill bringt es auf die Formel: Unordnung entsteht durch aufgeschobene Entscheidungen.

    Das Problem:
Vor Ihnen liegt ein Papier, zu dessen Erledigung Sie eigentlich mehrere Aufgaben gleichzeitig erfüllen müssten. Wie einzelne Perlen kullern diese Arbeiten vor Ihren Augen herum – was letztlich dazu führt, dass Sie die ganze Angelegenheit erst einmal zur Seite schieben.

    Die Lösung:
Fädeln Sie die Perlen auf und fangen Sie mit der ersten an. Wählen Sie aus der Vielzahl nötiger Aktionen eine aus und erklären Sie diese zum nächsten Schritt. Damit bringen Sie jedes Papier, das Sie anfassen, um einen Arbeitsschritt weiter. Dazu hat Barbara Hemphill eine Technik entwickelt, die sich bei ihren Kunden bestens bewährt: die Schritte-Mappen.
    Richten Sie in Ihrer Hängeregistratur Mappen ein, die Sie mit Reitern in auffälligen Farben versehen. Beschriften Sie diese Mappen mit typischen »nächsten Schritten«. Von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz sind diese Schritte recht verschieden – ja, sie kennzeichnen geradezu Ihren individuellen Arbeitsplatz. Einige gibt es allerdings fast überall.
    Ein paar Beispiele:
Kopieren
Dem Chef vorlegen
Anrufen
Besprechen mit …
Mit der Buchhaltung klären
Auf Rückantwort warten
    |44| Hier die Schritte-Mappen des Zeichners Werner Küstenmacher:
Skizzen erstellen
Reinzeichnen
Auf das Okay warten
Rechnung stellen
    Oder hier ein paar Schritte-Mappen eines Versicherungsvertreters:
Verträge ausfüllen
An die Zentrale schicken
Angebote erstellen
In die Kundendatei aufnehmen
Termin vereinbaren
    Der Vorteil: Gleichartige Vorgänge werden zusammengefasst. Wenn Sie die »Anrufen«-Mappe zur Hand nehmen, ergibt sich daraus automatisch ein Telefonier-Block – anerkanntermaßen eine Organisationserleichterung. Ihr Schreibtisch bleibt leer. Nichts zieht die Schaffensfreude stärker herunter als eine überfüllte Arbeitsplatte, die Sie lautlos fragt: Womit anfangen? Sobald Sie aber eine Schritte-Mappe herausnehmen, ist klar, was zu tun ist.
    Bringen Sie Freude an Ihren Arbeitsplatz
    Halten Sie Ihre Ablage auch äußerlich in gutem Zustand. Das Ordnunghalten macht mehr Spaß, wenn Sie sich nicht über klemmende Ordnermechaniken, schlecht lesbare Schilder oder herausfallende Unterlagen ärgern müssen. Haben Sie einen Ordner oder eine Mappe schon einmal in der Hand, führen Sie Reparaturen (Risse, kaputte Reiter, verblasste Beschriftung) gleich mit aus. Verschieben |45| Sie so etwas nicht auf »die nächste große Aufräumaktion« (die kommt nämlich in der Regel nie). Halten Sie stets einen ausreichenden Vorrat an Trennblättern, neuen Ordnern, Rückenschildern und Mappen bereit.
    Besorgen Sie sich Qualitätsordner mit reibungslos