Besser schreiben für Dummies (German Edition)
schreiben.
Rundschreiben
Rundschreiben können Sie nutzen, um Informationen an einen festen Kreis zu verteilen, etwa an alle in der Abteilung oder alle im Haus. Damit bringen Sie alle auf einen Sachstand. So können Sie dafür sorgen, dass nach außen ein einheitliches Bild entsteht und dass in der Gerüchteküche nichts überkocht. Bitte beachten Sie, dass Sie tatsächlich nur das schreiben, was alle angeht. Hintergründe, die nicht jeder kennen muss, gehören nicht ins Rundschreiben. Sie bestimmen, wer wann wie viel in welcher Version erfährt.
Beispiel
Im folgenden Text informiert ein Vorgesetzter über personelle Veränderungen. Das sind in Zeiten wie diesen vor allem Einschnitte. Dennoch bleibt der Chef sachlich, und er gibt nicht preis, was sich hinter den Kulissen abgespielt hat.
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
der Flurfunk hat schon so einiges vermeldet: teils Richtiges, teils Falsches. Damit Sie nun alle und ausnahmslos das Richtige wissen, werde ich Ihnen sagen, was im kommenden Jahr tatsächlich an Veränderungen ansteht:
Herr Schmitt, der von der Firma Construct zu uns abgestellt ist, wird ab Januar nicht mehr bei uns sein. Seine Aufgaben wird ein Kollege aus dem Haus übernehmen. Wer, das steht noch nicht fest.
Frau Schneider aus dem Sekretariat wird am 1. April in den vorzeitigen Ruhestand gehen. Ihre Stelle wird vorerst nicht neu besetzt. Die Aufgaben werden auf mehrere andere Stellen verteilt, sodass für die einzelnen Kolleginnen und Kollegen keine allzu große Mehrbelastung entstehen dürfte.
Ich selbst werde ebenfalls die Abteilung verlassen und ab 1. Mai neue Aufgaben in unserem Thüringer Werk übernehmen. Mein Nachfolger wird Herr Schmus. Er hat während seines Studiums der Betriebswirtschaft ein Praktikum bei uns absolviert und ist von daher vertraut mit den Strukturen und Herausforderungen.
Das ist der Stand der Dinge. Ich bin sicher, dass damit alles zum Besten des Hauses geregelt ist. Meinen Dank an Sie alle werde ich später und persönlich aussprechen.
Mit freundlichen Grüßen
Stephan Schad
Bei informativen Schreiben muss man sich manchmal sehr zurückhalten, um es bei der reinen Information zu belassen und nicht noch seine Meinung hinzuzufügen. Doch solche Zurückhaltung zahlt sich aus: Wenn Sie sich zurücknehmen, tritt die Aussagekraft der Fakten umso stärker hervor. Der Leser weiß dann schon auch zwischen den Zeilen zu lesen.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Informationen gut sortieren. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu sagen. Sagen Sie eins nach dem anderen. Der Leser wird es Ihnen danken.
Teil V
Der Top-Ten-Teil
In diesem Teil ...
gibt es Nützliches im Zehnerpack. Denn zehn kann man so gut zählen; zehn kann man überschauen; zehn kann man umsetzen. Und so könnten Ihnen auch schon zehn einfache Maßnahmen helfen, sich das Schreiben bei der Arbeit zu erleichtern. Die sind im achtzehnten Kapitel aufgeführt. Das neunzehnte Kapitel enthält zehn Fragen, die früher oder später in jedem Schreibkurs gestellt werden. Vielleicht nimmt Ihnen da jemand das Wort aus dem Mund. Im letzten Kapitel werden zehn Übungen vorgestellt, mit denen Sie zwischendurch und ohne Aufwand Ihr Schreiben verbessern können.
18
Zehn Maßnahmen, die Ihnen das Schreiben bei der Arbeit erleichtern
In diesem Kapitel
Sich einrichten
Zusammenarbeiten
Haltung zeigen
V iele Arbeitsplätze haben Erbkrankheiten: Wer neu ankommt, traut sich nicht, groß etwas zu ändern; wer länger dabei ist, kommt gar nicht mehr darauf; wer nachfolgt, traut sich wieder nicht. Dabei kann ein bisschen frischer Wind so gut tun: Er wirbelt alten Staub auf, sodass man wieder sieht, was Sache ist. Und er macht den Kopf frei, sodass man klar denken kann. Damit wäre man auch schon beim Schreiben.
Den Tag planen
Klar, es gibt immer Unvorhergesehenes. Doch im Großen und Ganzen wissen Sie, was der Arbeitstag bringt. Was Sie zu tun haben, ist vorgeschrieben. Aber – und das ist wichtig zu beachten – in der Regel gibt es keine Vorschriften darüber, wie und wann Sie etwas tun. Anders gesagt: Sie können sich das selbst einrichten. Etwa so:
Beobachten Sie Ihre Leistungskurve. Wann haben Sie Ihre Hochphasen? Wann Ihre Durchhänger? Legen Sie die Schreibvorgänge, die Ihnen besonders viel Konzentration abverlangen, in die leistungsstarken Zeiten.
Berücksichtigen Sie Faktoren von außen: Wann herrscht der größte Trubel? Wann ist es ruhiger? In allzu turbulenten Zeiten braucht man mit
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