Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

keine Vorschriften zur Art der Buchführung macht, z. B. dahin gehend, ob die Bücher manuell oder mithilfe der EDV geführt werden, kommen in der Praxis heute weitgehend nur noch EDV-Buchführungen vor.
    Es ist möglich, für abgeschlossene Teilbereiche der Buchführung unterschiedliche Buchführungsverfahren zu wählen. Das jeweils gewählte Buchführungsverfahren muss aber gem. § 239 Abs. 4 Satz 3 HGB den GoB entsprechen.
    Die Buchführung organisieren und einrichten
    Bevor eine Buchhaltung neu eingerichtet und organisiert wird, sollten die mit ihr verfolgten Ziele und Zwecke geklärt werden. Diese Vorüberlegungen ersparen Ihnen viel Zeit und Geld.
    Manuell wird die Finanzbuchführung heute nur noch vereinzelt in Kleinbetrieben erledigt, in der Regel wird sie aber über die EDV abgewickelt. Aus diesem Grund gehe ich in diesem Abschnitt weitgehend nur auf die EDV-Buchführung ein.
    Überlegen Sie zunächst, wie Sie die Buchhaltung dimensionieren sollten:
Ist die Buchhaltung überdimensioniert, dann zahlen Sie für unnötige Funktionen und Programmmodule, zu denen Sie nicht verpflichtet sind oder für die Sie keine Zeit finden.
Bei einer zu kleinen Dimensionierung sind aufwendige Nachbesserungen nötig, die im schlimmsten Fall Ihre Grundinvestitionen infrage stellen.
    Verschiedene Ziele der Buchhaltung – externes und internes Rechnungswesen
    Vergegenwärtigen Sie sich, noch bevor Sie die Buchführung einrichten bzw. organisieren, bitte Folgendes: Die Bücher sollen die Handelsgeschäfte des Kaufmanns und die Lage seines Vermögens ersichtlich machen. Auch Außenstehende (Finanzamt, Kreditgeber wie z B. Banken, Gläubiger, Nachfolger, Abschlussprüfer etc.) sollen sich möglichst schnell und umfassend ein Bild über die Ertrags- und Vermögenslage des Unternehmens machen können. Dies geschieht über die Finanzbuchhaltung.
    Internes und externes Rechnungswesen aufeinander abstimmen
    Der Zweck der Finanzbuchhaltung liegt aber nicht nur darin, als externes Rechnungswesen die gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Darüber hinaus wird aus ihr für innerbetriebliche Informationen eine Betriebsbuchhaltung abgeleitet, die für Zwecke der Kosten- und Leistungsrechnung dient. Die Betriebsbuchführung soll hier als internes Rechnungswesen den internen Wertkreislauf, dessen Steuerung und Überwachung sowie die periodische Entwicklung des Betriebsergebnisses überwachen. Sie hat das Ziel, Ergebnisse über innerbetriebliche Leistungsprozesse zu gewinnen, und stellt damit eine Entscheidungshilfe für das Management dar.
    Die Finanzbuchhaltung liefert einige Zahlen, die in das vorgenannte interne Rechnungswesen übernommen und dort genutzt werden können. Eine solche Verknüpfung der Zahlen ist aber nur dann sinnvoll, wenn das interne und externe Rechnungswesen bereits bei der Belegerfassung aufeinander abgestimmt sind. Wenn Sie freiwillig eine Betriebsbuchhaltung einrichten und führen wollen, ist daher eine Schnittstelle zwischen den beiden Buchhaltungen unumgänglich.
    Tatsächlich sind es in erster Linie rechtliche Pflichten, die den Unternehmer beim externen Rechnungswesen zum „unproduktiven Papierkram“ zwingen, auch wenn er hier durch die EDV bereits stark entlastet wird:
Geschäftsbriefe, Belege und Handelsbücher sind aufzubewahren,
die Geschäfte/Geschäftsvorfälle sind aufzuzeichnen,
Bücher sind zu führen,
einmal pro Jahr ist eine Bestandsaufnahme (Inventur) zu machen und
es sind Steuererklärungen abzugeben (laufende wie z. B. die Umsatzsteuervoranmeldung oder Jahressteuererklärungen).
    Das verwendete EDV-Buchführungsprogramm soll nach dem Testat eines Wirtschaftsprüfers den Grundsätzen ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) entsprechen. Danach muss von der Eingabe der Buchungssätze über die Verarbeitung bis zur Ausgabe jeder Rechenschritt nachvollziehbar sein. Ein internes Kontrollsystem (IKS) muss logische Überprüfungen der Eingaben und Ergebnisse selbstständig vornehmen und nachträgliche Manipulationen verhindern.
    Anstelle der Aufzeichnung in Handelsbüchern mittels EDV kann für die Offene-Posten-Buchführung auch eine geordnete Belegablage stehen, sofern sie ansonsten den GoB entspricht.
    Welche Funktionen soll Ihr Buchführungsprogramm bieten?
    Bei der Einrichtung bzw. Organisation der Buchführung ist u. a. zu klären, welche programmgesteuerten Auswertungen Sie benötigen.
    Zur Grundausstattung gehören:
    Grundausstattung eines