Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

die Zeit.
    Napoelon Bonaparte, französischer Staatsmann
    Der größte Zeitfresser in Ihrem Büroalltag sind E-Mails. Dahinter rangieren Telefon und Kopierer – gefolgt von Chefs, die ständig mit einem neuen Spontanauftrag hereinplatzen. Bevor Sie versuchen, diese Zeitdiebe wieder einzufangen, sollten Sie sich einige grundsätzliche Gedanken machen, warum Ihnen scheinbar so wenig von der Ressource Zeit zur Verfügung steht.
Müssen Sie jeden Abend länger arbeiten?
    Wenn Sie nie rechtzeitig Feierabend machen können, liegt es vielleicht auch daran, dass Sie Ihren Arbeitsalltag nicht optimal organisiert haben. Es beginnt mit den kleinen Dingen:
Erscheinen Sie morgens pünktlich und beginnen Sie sofort mit der Arbeit: Kein Kaffee, kein Schwätzchen, kein Rundgang durch die Abteilung – so sind 15 Minuten extra drin.
Fertigen Sie stattdessen eine To-do-Liste an – mit allem, was Sie an diesem Tag erledigen müssen. Dieses System spart Ihnen weitere Zeit.
Wenn etwas Dringendes dazwischen kommt, setzen Sie es oben auf die To-do-Liste. Erledigen Sie die Aufgabe sofort, haben Sie den Kopf frei.
Falls Sie Lästiges gerne aufschieben, arbeiten Sie die To-do-Liste einmal pro Woche von unten ab. So schaffen Sie auch die unangenehmen Jobs.
Richten Sie sich feste Zeiten für Ihre Telefonate ein. Und fassenSie sich kurz! Das Gleiche gilt für Besuche von und bei Kollegen.
Effizientes Telefonieren
    Das Telefon ist eines der besten Mittel zum Zeitsparen. Wird es nicht effizient genutzt, ist es eines der größten Zeitfresser. Feste Zeiten für Telefongespräche sind ein guter Ansatz: Verteilen Sie die Anrufe, die Sie sich vorgenommen haben, nicht auf den ganzen Tag. So würden Sie ständig aus Ihrer Arbeit herausgerissen! Bündeln Sie Ihre Telefonate. Die besten Zeiten, um andere zu erreichen, sind die von 9 Uhr 30 bis 11 Uhr 30 und von 14 Uhr bis 16 Uhr.
    Zeit gewinnen Sie auch dadurch, dass Sie die zehn größten Telefonsünden vermeiden. Der Zeitmanagement-Experte Lothar J. Seiwert hat sie aufgeführt:
Unklare Zielsetzung
Nachlässige Vorbereitung
Ungünstiger Zeitpunkt
Lange Suche nach der Teilnehmernummer
Verlegen der benötigten Unterlagen
Keine Stichwörter vor dem Gespräch
Keine Erklärung der Gesprächsabsicht
Zu viel Reden statt Zuhören und Fragen
Keine Gesprächsnotizen
Keine konkreten Abmachungen

    Wenn Sie diese Liste vor jedem Telefonat heranziehen und die einzelnen Punkte umsetzen, werden Sie in Zukunft einiges mehr an Zeit zur Verfügung haben.
Kluges Kopieren
    Mit einem weiteren, unscheinbaren Schritt nehmen Sie Hektik aus Ihrer Arbeit und vermeiden Zeitverluste: Kopieren Sie rationell! Fragen Sie sich bei Tageskopien, ob diese Arbeit wirklich erforderlich ist. Wäre nicht ein funktionierendes Ablagesystem besser?
    Auch wenn die Versuchung groß ist: Machen Sie nicht einfach mal eine Kopie zwischendurch. Sammeln Sie das Material, das Sie kopieren müssen, und erledigen Sie alles in einem Abwasch. Die ideale Kopierzeit ist nach dem Mittagessen. Dann sind Sie vom Essen ohnehin müde. Kopieren strengt nicht an und bringt den Kreislauf durch das Stehen wieder etwas in Schwung.
Ein Chef, der ständig hereinplatzt
    Wenn Ihr Chef wegen jeder Kleinigkeit in Ihr Büro rennt und Sie unterbricht, weil Sie rasch noch etwas für ihn erledigen sollen – können Sie diesem Verhalten leicht einen Riegel vorschieben: Verständigen Sie sich mit Ihrem Chef, welcher Zeitpunkt für die Abstimmung von Terminen und Aufgaben günstig wäre: morgens, bevor er sich einer Aufgabe widmet; oder am späten Vormittag, wenn Sie die Post geöffnet und ihm vorgelegt haben. Schlagen Sie ihm vor, dass er Ihnen per E-Mail oder handschriftlicher Notiz Mitteilungen zukommen lässt wie «Abstimmung eines Termins mit einem Geschäftspartner» oder «Herstellen eines Telefonkontakts». Betonen Sie, dass es Ihr Ziel ist, ihn so umfangreich und effektiv wie möglich zu entlasten, und dass Sie seine Hilfe dazu brauchen.
    Nachdem Sie sich auf eine Lösung geeinigt haben, braucht es eine gewisse Zeit, bis sich das neue Verhalten eingespielt hat. Bleiben Sie geduldig, aber hartnäckig, wenn es nicht auf Anhieb klappt.
Weitere Zeitfresser
    Jetzt sind Sie den Hauptzeitdieben bereits erfolgreich zu Leibe gerückt und haben vielleicht schon eine ganze Stunde an zusätzlicher Zeit gewonnen. Falls Sie noch mehr wollen, können Sie auf diesen Feldern aktiv werden:
Posteingangsbücher: Übernehmen Sie dieses System in IhrenPC! Das ist weniger zeitraubend und Sie