Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

Aufgabe abgegeben? Bis wann soll der Vorgang erledigt sein? Welche anderen Projekte sind von der Delegation noch betroffen? Welche anderen Mitarbeiter und Vorgesetzte sollten Sie über die Delegation informieren?
An wen delegieren Sie?
    Überlegen Sie, welcher Kollege der geeignetste ist. Machen Sie sich dazu folgende Gedanken:
Hat der Mitarbeiter das Fachwissen? Ist er für die Aufgabe motiviert? Oder ist er bereits mit anderen Arbeiten belastet?
Formulieren Sie die Aufgabe klar und deutlich: Was genau ist zu tun? Bis wann ist es zu tun? Wie ist es zu tun: Muss auf bestimmte Punkte mehr, auf andere weniger Sorgfalt gelegt werden? Warum wird es gemacht: Welchen Zweck erfüllt die Aufgabe im Gesamtbereich Ihrer Firma oder Abteilung?
Machen Sie klare Zeitvorgaben. Dazu gehören auch Zwischenziele und -termine, die einzuhalten sind.
Überprüfen Sie die Fortschritte. Tun Sie das aber nicht ständig! Ihr Kollege darf nicht das Gefühl haben, Sie säßen ihm im Nacken. Kontrollfragen können Sie auch versteckt stellen, etwa: «Brauchen Sie noch Informationen von mir?» Bieten Sie zudem Termine für Zwischengespräche an.
Legen Sie einen finanziellen Rahmen fest.
Sichern Sie sich am Ende des Delegationsgesprächs ab, indem Sie den Kollegen bitten, alles in eigenen Worten zusammenzufassen.
Führen Sie auch ein Abschlussgespräch: Was war gut? Was könnte verbessert werden? Beenden Sie die Unterredung in jedem Fall mit einem Lob!

    Wenn Sie eine Arbeit delegieren, bitten Sie die betreffende Person zur Besprechung in Ihr Büro, statt bei ihr vorbeizuschauen. Das verleiht der Aufgabe mehr Gewicht.

Effizienz
    Effizienz heißt das, was gerade gemacht wird,
noch besser zu machen.
    Peter F. Drucker, US-Manager österreichischer Herkunft
    Effizienz beschreibt das Verhältnis zwischen dem erreichten Ergebnis und den eingesetzten Ressourcen. So definiert das Qualitätsmanagement-Lexikon diesen Begriff. Und wie gehen Sie damit um? Stimmt bei Ihrer Arbeit das Verhältnis zwischen Einsatz und Ergebnis? Ob Sie gut organisiert sind und effizient arbeiten, können Sie ganz leicht herausfinden – und sich im Bedarfsfall verbessern.
Der 12-Frage-Effizienz-Check
    Beantworten Sie sich ehrlich die folgenden zwölf Fragen:
Planen Sie im Voraus, um ein großes Arbeitspensum in überschaubare Teilschritte zu zerlegen?
Schalten Sie bei sehr wichtigen Arbeiten Störfaktoren aus, indem Sie Ihr Telefon auf eine Kollegin umstellen oder Ihre Bürotür schließen?
Setzen Sie Prioritäten und trennen Wesentliches von Unwesentlichem?
Unterscheiden Sie zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit? Nicht alles, was wichtig ist, ist auch dringend, und umgekehrt. Und Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!
Rechnen Sie Pufferzeiten ein? So haben Sie im Bedarfsfall Raum, wenn mal etwas dazwischenkommt oder Sie auf die Schnelle einen unvorhergesehenen Auftrag bearbeiten müssen.
Achten Sie auf Ordnung, um keine Zeit mit Suchen zu vergeuden?
Fassen Sie leichte Arbeiten zusammen, um Zeit zu sparen?
Legen Sie sich Checklisten für immer wiederkehrende Aufgaben an?
Setzen Sie sich konkrete Ziele mit dazugehörigen Terminen, die Sie auch einhalten können?
Halten Sie sich bürotechnisch auf dem neuesten Stand betreffend PC und Ausstattung, Ablage, neueste Kommunikationsmittel?
Sagen Sie Nein, wenn Sie feststellen, dass Kollegen Ihre Hilfsbereitschaft ausnutzen wollen?
Konzentrieren Sie sich immer auf die nächstliegende wichtige Aufgabe, ohne das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren?

    Sie ahnen es vielleicht schon: Wenn Sie die meisten Fragen mit Ja beantwortet haben, arbeiten Sie tatsächlich effizient. Doch wie setzen Sie diese Vorgehensweise konkret an Ihrem Schreibtisch beziehungsweise in Ihrem Büroalltag um?
Analysieren Sie Ihren Arbeitstag
    Fragen Sie sich am Ende Ihres Arbeitstages,
welchem Ihrer Ziele, Projektziele oder Zwischenziele Sie einen Schritt näher gekommen sind;
welche Arbeiten oder Aufgaben Sie gut erledigt haben – und aus welchen Gründen Sie erfolgreich waren;
welche Aufgaben Sie wieder verschoben haben – und was Sie von deren Erledigung abgehalten hat;
was Sie an dem Tag dazugelernt haben;
wo Sie an diesem Tag einen Fehler gemacht haben und wie Sie den in Zukunft vermeiden können;
was Sie zukünftig noch besser machen können;
wo kontraproduktive Zeitfresser versteckt waren;
was Sie besonders gern gemacht haben – und warum das so war;
was Ihnen aus welchen Gründen schnell von der Hand ging;
worüber Sie sich geärgert haben und wie Sie solche