Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

in Ihr Büro kommen. Besuchen Sie ihn! Sie können dann das Ende des Gesprächs leichter bestimmen, weil Sie es sind, der geht.
18 Besprechungen terminieren
    Legen Sie Besprechungen so früh wie möglich fest, vor allem, wenn sie sich wiederholen. Je weiter im Voraus geplant wird, desto besser können die Termine von den Mitarbeitern eingeplant werden.
19 Notwendigkeit überprüfen
    Überzeugen Sie sich davon, dass die Besprechung der einzige und effektivste Weg ist, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Besprechungen sind zeit- und kostenintensiv!
20 Zeitdauer festlegen
    Eine feste Sitzungsdauer hat den Vorteil, dass alle Teilnehmer sie einplanen können, ebenso die Zeit danach. Ausschweifende Redner lassen sich unter Hinweis auf den Zeitplan besser unter Kontrolle halten.
21 Schriftlich planen
    Planen Sie immer schriftlich und lassen Sie den Teilnehmern die vereinbarten Termine auf einer Liste zukommen. Nur was schriftlich fixiert ist, bleibt überschaubar. Bestimmen Sie auch sofort den Zeitbedarf für jeden aufgestellten Punkt.
22 Stimmen Sie sich ab
    Stimmen Sie den Zeitplan mit den Beteiligten ab. Sollten nicht alle Teilnehmer zu allen Besprechungspunkten anwesend sein müssen, planen Sie gemeinsam die Präsenzzeiten.
23 Listen und Übersichten anlegen
    Legen Sie Listen für alles an, was Ihre Besprechungsplanung betrifft. So behalten Sie den Überblick und erkennen mögliche, damit verbundene Störfaktoren. Sie können z. B. eine Themenliste, Monatsliste, Prioritätenliste, Terminliste oder eine Informationsliste anlegen.
24 In Zeitabschnitten planen
    Planen Sie überschaubare Zeitabschnitte (ggf. nehmen Sie eine Untergliederung des Themas in mehrere Unterpunkte vor). Vermeiden Sie zu knapp bemessene Zeitabschnitte. Schließen Sie mögliche Pufferzeiten ein.
25 Besprechungen bündeln
    Beachten Sie hier mehrere Punkte:
Fassen Sie gleichartige Besprechungspunkte zusammen.
Bündeln Sie kleinere Besprechungspunkte, die sich keinem der schon bestehenden Tagesordnungspunkte zuordnen lassen. Wenn Sie welche erhalten, schreiben Sie sie sofort auf. Anschließend gruppieren Sie diese wie Sie wollen. Wenn Sie dann mehrere gesammelt haben und in Ihrem Besprechungsplan ein „Loch“ entsteht, erledigen Sie diese kleinen und kleinsten Aufgaben in einem Block. Streichen Sie die kleinen Punkte auf der Liste als erledigt durch.
Vergleichen Sie die bereits benötigte Zeit mit der noch zur Verfügung stehenden. Eliminieren Sie bei Zeitnot Punkte mit niedriger Priorität. Prüfen Sie dabei, ob Sie oder einanderer Teilnehmer die anderen möglicherweise mit seinem Lieblingsthema langweilt.
Um von einem technischen Problem auf ein soziales umzusteigen, braucht es eine gewisse Zeit zum Umschalten. Vermeiden Sie zu viele solcher Zeiten, sie sind „Leistungsfresser“.
Vermeiden Sie unnötige Leerzeiten zwischen einzelnen Besprechungen. Doch lassen Sie sich dazwischen genügend Zeit für die Vorbereitung.
26 Wählen Sie den richtigen Ort
    Er sollte allen Anforderungen entsprechen und für die Teilnehmer auf kürzestem Wege zu erreichen sein. Lange Autofahrten sind verschwendete Zeit.

Formulieren Sie Ziele!
    Einer der wichtigsten Schritte bei der Vorbereitung von Besprechungen ist die sorgfältige Formulierung der Ziele. Doch was sind Ziele eigentlich? Wir machen immer wieder die Erfahrung, dass die Definitionen sehr unterschiedlich ausfallen. Die einen verstehen unter Zielen zukünftige Absichten oder Visionen. Pragmatiker meinen hingegen konkrete Ergebnisse und Messbares. Wieder andere sprechen von Zielen als Methoden oder Vorgehensweisen, mit deren Hilfe man etwas erreicht. Jedenfalls zeigt die Praxis, dass wir eine einfache und für alle verständliche Definition brauchen, damit kein begrifflicher Wirrwarr entsteht:
    Mit der Zielformulierung stellen wir dar,
weshalb etwas Bestimmtes,
auf welche Weise,
mit welchem messbaren Ergebnis,
bis wann erreicht werden soll.
    Was erreichen wir mit der Zielformulierung?
Klarheit und Berechenbarkeit. Wer dieses Instrument einsetzt erkennt erst, wie schwierig es ist präzise und klar zu formulieren. Das ist aber wichtig.
Die Zielformulierung ist ein Dokument, das später herangezogen werden kann, um Vereinbartes und Erreichtes miteinander zu vergleichen. Manche Führungskräfte und Mitarbeiter strengen sich übrigens sehr an, die Zielformulierung möglichst unklar zu lassen. Dann können sie später nicht an ihren eigenen Zielen gemessen werden.
Die Zielformulierung steigert Ihre